Os relatos são tratados pelo departamento de Compliance da Fraport AG e, quando necessário, com o apoio de outros especialistas. A pessoa de contato é a chefe do departamento de Compliance, Elke Breuer.

Os relatos são recebidos pela área de Compliance. O denunciante recebe uma confirmação de recebimento e é mantido informado sobre os próximos passos que serão tomados e o andamento da análise.

Em uma primeira fase, é realizada uma avaliação inicial para verificar se a violação denunciada se enquadra no âmbito material do procedimento de reclamação. Outros requisitos para a implementação de uma investigação para apurar os fatos incluem se o incidente descrito pode ser considerado, no seu conjunto, plausível e geralmente possível, e se pode indicar uma violação de qualquer lei ou violação grave de um regulamento interno. Neste processo, é examinado se qualquer coleta, processamento ou utilização de dados que ocorra no decurso da investigação é permitida ao abrigo da lei de proteção de dados.

O objetivo da investigação é esclarecer os fatos do assunto objeto da denúncia de forma neutra, competente e objetiva. A investigação dos fatos é realizada por pessoas idóneas, obrigadas a agir de forma independente e a manter a confidencialidade. Eles entram em contato com o denunciante, verificam a validade da denúncia recebida e, se necessário, solicitam ao denunciante mais informações. Relatos de violações em um fornecedor direto são investigados em conjunto com o fornecedor. A investigação é conduzida com base em documentos e entrevistas e é registrada de forma compreensível em um processo. Os processos são eliminados uma vez por ano se não existir interesse legítimo na sua conservação. O denunciante recebe feedback sobre o andamento do procedimento no prazo de três meses após a confirmação do recebimento de sua denúncia. O feedback é fornecido apenas na medida em que isso não afete quaisquer investigações internas e os direitos das pessoas que são objeto de uma denúncia ou que são mencionadas na denúncia não sejam afetados negativamente.

Cada caso termina com um relatório final escrito, que permanece estritamente confidencial. A lista de pessoas a quem o relatório é distribuído depende da natureza e gravidade das violações identificadas e é determinada caso a caso. As informações são divulgadas apenas se isso for necessário e permitido pela lei de proteção de dados. O relatório final inclui sanções e ações adequadas para remediar irregularidades e prevenir violações semelhantes no futuro. Após a conclusão da investigação, o denunciante é notificado das ações de acompanhamento a serem tomadas, se tal for permitido por lei.

Proteção contra represálias

Na Fraport, é dada proteção especial aos denunciantes que repassam informações de boa-fé para expor irregularidades. O departamento de Compliance garante que estão protegidos pela máxima confidencialidade e, sempre que legalmente possível, assegurando o seu anonimato.

Em termos de gestão de casos na Fraport, isto significa que a identidade do denunciante é divulgada apenas às pessoas responsáveis por receber informações ou por instituir ações de acompanhamento.

A Fraport garante, por meio do sistema de denúncias, que os denunciantes que tenham motivos suficientes para acreditar que suas informações são verdadeiras, não sejam obstruídos, restringidos ou influenciados ao enviar as informações.

Os denunciantes que forem identificados pelo nome não precisam temer quaisquer represálias, como suspensão, demissão, transferência para outras funções, medidas disciplinares, discriminação, intimidação ou retaliação semelhante, por parte de seu empregador Fraport após terem apresentado uma denúncia.

As informações enviadas com intenção maliciosa ou de má-fé para implicar funcionários são explicitamente indesejáveis. Informações deste tipo que claramente se destinam apenas a prejudicar, denunciar ou menosprezar outras pessoas não serão processadas. O denunciante não receberá proteção especial contra represálias e poderá ser responsabilizado nestes casos.